Tapahtuma on tunnekokemus

Viime viikolla sain osallistua tapahtumatohtori Helena Wallon vetämään työpajaan, jossa sain kattavan kokemuksen siitä, miten tapahtumia järjestetään ja miten asiakkaat saa hurmattua.

Jokaisen tapahtuman pitäisi synnyttää asiakkaassa tunteita ja sen tulisi tarjota VIP-kokemuksia, sellaista mitä ei koe arjessa. Esimerkiksi jos yrityksen teemana on Lapin matkailu, tulee aamiaistarjoilun sisältää alueen ruokaa, puuroa saa jokainen arjen aamupöydässä. Tapahtumassa ei kannata jakaa esitteitä ja kyniä, vaan tunnemuistin saamiseksi asiakkaille toimii tiedon jakaminen toiminnallisesti: asiakkaat voi laittaa testaamaan tuotetta, piirtämään, kokeilemaan, askartelemaan. Tarinat ovat tätä päivää ja asiakkaan voi ottaa mukaan tarinaan.

Johtajan visio on jaettava

Tapahtumalla tulee olla yksi johtaja joka on 2 askelta edellä suunnittelussa ja joka on sitoutunut ja innostunut, näin hän saa motivoitua projektiryhmää. Hänen visionsa on se, mikä vie tapahtumaa eteenpäin ja tämän vision hänen on kyettävä jakamaan ryhmäläisille. Suunnittelun A ja O on kohderyhmän määrittely, ja jos tapahtumaan tulee useita eri kohderyhmiin kuuluvia, heidät kaikki on määriteltävä parhaan kokemuksen takaamiseksi. Johtaja miettii koko tapahtuman ajan mitä seuraavaksi on ohjelmassa ja hänellä on olemassa varasuunnitelma. Tapahtumassa on kyse yrityksen maineesta.

Kohderyhmä mukaan suunnitteluun

Ketä kohderyhmääsi kuuluu, jokaisesta ryhmästä kannattaa tehdä persoona-analyysi, näin löydät eri kohderyhmille oikeita tapahtumamuistoja. Ota asiakkaat mukaan tapahtuman suunnitteluun tekemällä kysely, sen ei tarvitse olla satoja ihmisiä käsittävä, vaan muutama puhelinsoitto voi riittää antamaan kokonaiskuvaa. Et koskaan tiedä kuka on potentiaalinen asiakkaasi, sen takia jokainen kohtaaminen on ainutlaatuinen. Muista siis kysyä mitä asiakas haluaa ja pidä se johtotähtenäsi.

Kohti h-hetkeä

Tapahtuman etukäteisviestintä on merkityksellinen ja aikaa voi hyödyntää niin että tapahtuma suurenee. Lyyti-kutsujärjestelmällä voi tehdä 5-vaiheisen kutsuprosessin, johon kuuluu ennakkotieto, kutsu, kiitos kutsun hyväksymisestä, vahvistus ja päivää ennen tapahtumaa tekstiviestimuistutus.

Sanavalinnat ja se mitä ennen tapahtumaa tehdään joko houkuttelee tai sitten asiakkaan kiinnostus lopahtaa. Tunnelmien jakaminen somessa pitää mielenkiintoa yllä mutta liikaa ei kannata luvata.

Harjoittele tapahtuman asiakaskohtaamisia

Ne ihmiset jotka ovat yrityksen osastolla töissä, ovat avainroolissa tapahtuman onnistumisessa. Ryhmän tunnelma näkyy asiakkaille ja kontaktia tulee hakea aktiivisesti. Jokaisen tulee tietää tehtävänsä ja yrityksen viesti. Messupuhe tulee suunnitella ja sitä harjoitellaan niin, että kontaktointi toimii luontevasti. Messutavoitteet eli tarvittava myynti ohjaa toimintaa. Miten asiakas houkutellaan osastolle? Tässä voi käyttää alussa mainittua toiminnallisuutta, esimerkiksi tule leipomaan meille uusi työtuoli.

Älä unohda

Muista asiakasta tapahtuman jälkeen. Lähetä postikortti kiitoksena osallistumisesta, jatka tapahtuman elämää somessa ja kotisivuilla. Seuraa myös tunnuslukuja, jos 1000 on kutsuttu, 400 ilmoittautuu ja 200 tulee paikalle, miten saat viestisi perille kaikille 1000 hengelle? Voit lähettää heille uutiskirjeen, videolinkin ja vaikka kyselyn siitä, mitä he toivoisivat seuraavalta tapahtumalta.

Työpajan järjestivät Paikallistuntijat-, ViVa-, ja Kylille-hankkeet Punaisen Tuvan Viinitilalla Alajörvellä.